Chargé d'Appui Administratif du Service Conseil et Aménagement H/F - Service Public

Assistance au service:
- organiser des réunionset des évènementiels (recherche de créneaux, gestion de la logistique réservation de salle, véhicules, devis , préparation des dossiers éventuels);
- participer à certaines réunions et produire des compte-rendus;
- coordonner des agendas;
- gérer le courrier, dont suivi des courriers signalés;
- gérer la boite de messagerie électronique du service et les boites fonctionnelles;
- classer et archiver les documents, dont organisation et mise à jour des ressources communes;
- assurer l'accueil physique et téléphonique du service (filtrage, boucles de renvoi);
- gérer les congés et absences (application CASPER);
- gérer les frais de déplacements (CHORUS-DT)
- gérer les fournitures pour le compte du service;
- contribuer au suivi des activités du service et mettre en place des outils (tableaux de bord, budgets);
- veiller et diffuser les actualités (revue de presse) en rapport avec l'activité du service.

Le. la titulaire du poste contribue à la suppléance des autres assistants.es des services/et de direction de la DDT sous le pilotage de la Direction et en lien avec le.a chef.fe de service, en cas de congés ou d'arrêts, au partage d'outils dans une logique d'amélioration continue des pratiques (participation à des réunions avec les autres assistants.es de service et de direction, transmission d'outils, formations collectives...)

Gestion des architecte et paysagiste conseils de l'État:
- contribuer au suivi et à la gestion de l'activité (contrats, lettres de mission, rapport d'activité, paiements);
- gérer les frais de déplacement des conseils (collecte des pièces justificatives, saisie sur l'application de paiement CHORUS-DT, suivi des paiements);
- suivre le budget dédié aux frais des conseils;

Assistance au suivi des opérations financées par le fonds vert recyclage foncier en appui des chargés d'opération:
- établir les projets de décisions attributives de subvention (arrêtés ou convention);
- assurer le suivi administratif et financier des opérations (tableau de bord, appels d'acompte, respect des échéances, solde et clôture);
- classer et archiver les dossiers;
- valoriser les opérations.

Vous êtes placé sous l'autorité de la cheffe de service Conseil et Aménagement (SCA. Ce service comprend une vingtaine d'agents répartis en 4 unités et 1 chargée de mission.
Vous travaillerez principalement en appui des agents du service et vous serez amené à nouer des relations avec les autres services, le secrétariat de direction, les secrétariats de Préfecture et d'autres administrations, ainsi qu'avec des personnes extérieures pour tous besoins d'organisation liée à l'exercice des missions du service.
Vous serez également en relation avec des porteurs de projet (volet recyclage foncier) et avec les services de la DREAL en charge du domaine.

Vous maîtrisez l'utilisation des outils bureautiques (traitement de texte, tableur de la suite LibreOffice) et vous être à l'aise avec les interfaces numériques.
Vous êtes organisé.e, vous gérez vos dossiers avec méthode et rigueur. Vous prenez des initiatives et êtes force de proposition. Vous savez vous adapter à de nouvelles situations.
Vous aimez travailler dans un collectif, écouter et rendre compte.
Vous savez faire preuve de diplomatie et de respect pour la confidentialité.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement de texte
• Tableur
• Logiciels bureautiques
• Archivage des données
• Chorus
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Force de proposition