Assistant Administratif Greta H/F - Gip Formation et Certification pour L'in

Le GIP FCIP de Toulouse est en charge du développement de certaines activités menées par l'Éducation Nationale au niveau de l'académie de Toulouse dans les domaines de la formation continue des adultes, de la formation et de l'insertion professionnelle. Cette activité s'exerce au sein de cinq départements ayant chacun un champ d'expertise particulier (formation continue, bilan de compétences, apprentissage, VAE, santé, soin sanitaire et social) + 90 projets.
Le Greta Midi Pyrénnées Nord (agence de Cahors - lycée Clément Marot) recrute un.e assistant administratif.Missions :Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagersInformer sur l'offre de formation, les modalités d'accès et les dispositifsOrienter vers les interlocuteurs compétentsAssurer un rôle d'interface entre les publics et le GRETAConstituer, suivre et archiver les dossiers administratifs (stagiaires, conventions, financements.)Produire et diffuser les documents (convocations, feuilles d'émargement, attestations.)Assurer la conformité des dossiers dans le respect des procédures et des exigences des financeursMettre en oeuvre les procédures administratives et financièresParticiper à l'organisation matérielle des formations (salles, équipements, ressources)Assurer l'accueil des intervenants et le bon déroulement logistiqueContribuer à l'organisation des examens, jurys et réunionsParticiper à la gestion des ressources matériellesSaisir et mettre à jour les données dans les outils métiers (YPAREO, SharePoint, etc.)Éditer les documents et tableaux de suiviContrôler la qualité et la fiabilité des donnéesParticiper au suivi administratif et, selon organisation, au suivi RH (heures, pièces administratives.)En coordination avec le coordonnateur des RD, assurer la liaison avec le pôle recettes du GIP FCIP dans le suivi des conventions financièresParticiper à la circulation de l'information entre sites, services et partenairesContribuer aux activités administratives générales (courrier, réunions, reporting.)Participer aux actions collectives (instances, coordination, projets)Apporter un appui ponctuel aux autres pôles ou servicesRespecter la démarche qualité et les processus liées à l'activité du GIP FCIP Participer à la mise en oeuvre de la démarche qualité du GIP-FCIPRéaliser les enquêtes qualité en lien avec la référente qualitéType de contrat : CDD du 1er septembre 2026 jusqu'au 31 août 20271607 heures 52 jours de congés

Experience: Débutant acceptéCompétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Formation continue d'adultesListe des qualités professionnelles:Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).Inspirer, donner du sens : Capacité à transmettre un message afin de susciter la réflexion et guider l'action.

• Gestion de l'emploi du temps
• Autonomie
• SharePoint
• Contrôle qualité
• Ypareo